Ein Tag im Arbeitsleben eines Halder-Helden - Industriekauffrau im Verkauf
Wir haben unsere Azubine Emelie (Industriekauffrau, 2. Lehrjahr) für einen Tag im Verkauf begleitet. Unser Verkauf ist in zwei Bereiche aufgeteilt: Die Auftragsabwicklung (AUA) und die Auftragsbearbeitung (AUB). Die Kernaufgabe der Abteilung ist die Bearbeitung von Kundenaufträge. Die AUA erfasst die Aufträge und erstellt die dazugehörigen Rechnungen; die AUB ist mehr mit unseren Kunden in Kontakt.
07:15: Arbeitsbeginn & E-Mails beantworten
Gewöhnlich beginnt mein Arbeitstag um 07:15 Uhr. Ich stemple am Zeiterfassungsgerät an, nehme mir ein gekühltes Getränk von unserem frei zugänglichen Kühlschrank und gehe an meinen Arbeitsplatz.
Als Erstes lese und beantworte ich meine E-Mails. Meistens handelt es sich um aufkommende Fragen bzgl. des Liefertermins einer Bestellung, einer Mahnung oder allgemeine Fragen zur Bestellung. Heute hatte ein Kunde eine Frage zum angebotenen Preis. Ich halte mit den Kollegen aus dem Verkauf Rücksprache und formuliere eine Antwort an den Kunden.
07:45 Postkorb abarbeiten
Den ganzen Tag über kommen Bestellungen per Mail oder über unseren Webshop rein, die in unser Dokumentenmanagementsystem übertragen werden. Die Auftragsabwicklung (AUA) ist für die Erfassung der Bestellungen zuständig. Hierfür wird im ERP System ein Auftrag angelegt und im Nachgang die Auftragsbestätigung per Mail an den Kunden versendet. Wir bieten unseren Kunden das Lieferversprechen, dass die Sendung bei einer Bestellung vor 16 Uhr noch am selben Tag versendet wird. Der Verkauf hat hier einen wesentlichen Beitrag zu leisten, um dieses Ziel zu verfolgen. Die Aufträge müssen daher immer umgehend und zeitnah abgearbeitet werden.
09:00 Vesperpause
Die Vesperpause verbringe ich oft mit Kollegen an der frischen Luft. Zum Glück können wir uns unser Frühstück bestellen – so muss ich mich nicht morgens vor der Arbeit darum kümmern. 🙂
09:15 Datenpflege im Kundenmanagementsystem
Nicht immer werden alle Rechnungen oder Auftragsbestätigungen reibungslos an unsere Kunden versendet. Beispielsweise sind falsche oder veraltete Rechnungsadressen im System hinterlegt oder die Anschrift hat sich geändert. In solchen Fällen halten wir mit den Kunden direkt Rücksprache und klären das Problem. Die Datenpflege im Kundenmanagementsystem gehört also auch zu den Aufgaben im Verkauf.
10:15 Rechnungen buchen
Sobald eine Bestellung vom Lager abgeschlossen ist (und somit das Paket zum Versand des Kunden bereit liegt), erscheint die abgeschlossene Bestellung im sogenannten Rechnungsobligo. Ich rufe die Rechnungen aus dem Obligo auf, überprüfe die Lieferbedingungen und verbuche die Rechnung.
12:00 Mittagspause
In der Ausbildung hat man eine Stunde Mittagspause: Genügend Zeit, um in der Kantine etwas zu essen und anschließend einen Spaziergang über die Feldwege zu machen.
13:00 Rechnungen kuvertieren
Über die Mittagspause erfolgt der Rechnungsversand aller Rechnungen, die am Vormittag gebucht wurden. Rechnungen, die per E-Mail an den Kunden verschickt werden, werden automatisch von unserem System an die hinterlegte Kunden E-Mail-Adresse verschickt. Rechnungen, die per Post an unsere Kunden gehen, werden ausgedruckt und nach der Mittagspause kuvertiert.
13:30 Ausfuhrpapiere für internationale Sendungen
Da wir international am Markt vertreten sind und somit auch unser Kundennetzwerk international ist, verschicken wir Sendungen weltweit. Für den Versand der Ware in ein Drittland (außerhalb der EU) werden Ausfuhrpapiere für den Zoll benötigt. In manchen Fällen wird auch ein Nachweis über den Ursprung der Ware benötigt. Die Dokumente müssen zwingend der Sendung beigelegt werden. Sobald alles abgeschlossen ist bringe ich die Dokumente ins Logistikbüro.
15:00 Postdienst
Der Postdienst ist eine Aufgabe für alle kaufmännische Azubis und wir wechseln uns hier immer regelmäßig ab. Ich frankiere alle ausgehenden Briefe und Einschreiben und bereite sie zur Abholung für die Post vor.
15:30 Feierabend
Pünktlich um 15:30 Uhr geht es für mich in den Feierabend.
Auf unserem Instagram-Account @halderhelden könnt Ihr euch in unseren Highlights den kompletten Tagesablauf ansehen.