Ein Tag im Arbeitsleben eines Halder-Helden - Industriekauffrau im Vertrieb Handwerkzeuge

Wir haben unsere Azubine Ilina (Industriekauffrau, 1. Lehrjahr) für einen Tag im Vertrieb Handwerkzeuge begleitet. Wie der Name schon sagt, dreht sich in dieser Abteilung alles um den Produktbereich Handwerkzeuge. Die Aufgaben im Vertrieb sind sehr vielfältig, beginnend mit der Kundenanfrage, über Bestellungen bis hin zur Lieferung. Alle Prozesse werden direkt hier abgewickelt.

07:15 Uhr: Arbeitsbeginn & E-Mails beantworten

Mein Arbeitstag beginnt um 7:15 Uhr. Als erstes checke ich mein E-Mail Postfach und beantworte offene Mails direkt.

07:30 Uhr: Rechnungen buchen

Meistens werden bereits morgens die Rechnungen fakturiert. Das heißt, wir erstellen die Rechnungen für die Kunden, die bereits Ware erhalten haben. Von allen Sendungen, die am Vortag von der Logistik abgeschlossen wurden, werden Rechnungen an die Kunden ausgestellt und versendet. Dazu müssen noch einmal die Konditionen vom Kunden geprüft und anschließend können die Rechnungen in unserem Programm gebucht werden. Danach werden die Rechnungen per Email an unsere Kunden gesendet, bzw. ausgedruckt und per Post verschickt.

08:15 Uhr: Aufträge erfassen

Damit unsere Logistik bereits vormittags den Versand der Kundenware veranlassen kann, werden als nächstes die Bestellungen erfasst. Hierzu pflege ich die Bestellungen von den Kunden in unser System ein. Bei der Erfassung gibt es viele Dinge zu beachten. Zum Beispiel muss geprüft werden, ob alle bestellten Artikel auf Lager sind oder ob der Kunde Frachtkosten bezahlen muss. Sind alle Artikel entsprechend erfasst und die Daten überprüft, wird direkt die Auftragsbestätigung an den Kunden versendet. Dann kann der Auftrag für unsere Logistik freigegeben werden. So kann diese die Kommissionierliste ausdrucken (Übersicht von Artikel und Menge) und die Ware entsprechend herrichten und für den Versand vorbereiten.

09:00 Uhr: Vesperpause

09:15 Uhr: Messevorbereitung

Aktuell sind sehr viele Messen im Bereich Handwerkzeuge. Diese gilt es natürlich entsprechend vorzubereiten, sodass alle wichtigen Bestandteile des Messestands usw. rechtzeitig auf der Messe eintreffen. Hierfür werden die Messemodule entsprechend von bereits abgeschlossenenen Messen nochmal geprüft. Es gibt viele verschiedene Messen. Zum Beispiel gibt es Anwendermessen (für Endverbraucher) der Händlermessen. Je nachdem welche Zielgruppe auf der Messe angesprochen werden soll, müssen dann unterschiedliche Materialien mitgenommen werden.

10:00 Uhr: Ausfuhrpapiere

Viele unserer Kunden haben ihren Firmensitz im Drittland. Für Drittländer gibt es sehr viele Vorschriften zu beachten. Daher werden die Rechnungen hier separat erstellt. Für jede Sendung in ein sogenanntes Drittland (nicht EU-Land) wird beispielsweise eine Packliste benötigt. Das ist eine Übersicht über alle enthaltenen Artikel, die jeder Sendung beigelegt werden muss. Des Weiteren müssen diese Rechnungen immer auch unterschrieben werden. Je nach Land gibt es hier unterschiedliche Dokumente, die evtl. zusätzlich dann noch vom Vertrieb erstellt werden müssen. Die Papiere werden dann an unsere Logistik geschickt, die diese dann an den Spediteur übergeben kann.

10:30 Uhr: POS Wand aufbauen 

Für eine anschauliche Präsentation gibt es so genannte POS (Point of sale) Wände. Viele unserer Kunden (Baumärkte etc.) bekommen für Ihre Verkaufsfläche eine POS Wand von uns, die dann individuell und je nach Kundenwunsch mit Hämmern bestückt wird. Damit sich der Kunde mehr darunter vorstellen kann, wird die POS Wand vor der Angebotsabgabe meist einmal aufgebaut und für den Kunden fotografiert.

12:00 Uhr: Mittagspause

Die Azubis bei Halder haben eine Stunde Mittagspause. In der Zeit hat man genug Zeit etwas in unserer Kantine zu essen oder in die Stadt reinzufahren und dort etwas essen.

13:00 Uhr: Angebote erfassen

Einige unserer Kunden benötigen vor der Bestellung immer eine Auskunft über Preis und Lieferzeit. Das betrifft aber natürlich nicht nur bestehende Kunden, sondern auch potentielle Neukunden, die gerne unsere Produkte kaufen möchten. Auch diese Art von Anfragen werden immer zuerst ins System übertragen und im Anschluss dann bearbeitet.

13:30 Uhr: Reklamationen 

Leider kann es natürlich auch mal vorkommen, dass im Vertrieb Reklamationen auf den Tisch kommen. Reklamationen können unterschiedliche Ursachen haben:
– Falscher Artikel erfasst
– Falscher Artikel versendet
– Fehler am Produkt
– falsch bestellt von Kunde
– usw.
Zuerst gilt es immer, die Fehlerursache herauszufinden. Konnte diese ausfindig gemacht werden, wird die Reklamation bearbeitet. Das kann heißen, dass der Kunde kostenloser Ersatz zugesendet bekommt oder aber auch, dass etwas an der Produktion verändert werden muss. Zum Glück kommt das nicht sehr häufig vor und jeder Fall muss individuell betrachtet werden.

14:15 Uhr: Postdienst

Als nächstes kümmere ich mich um die Post. Der Postdienst ist eine wichtige Aufgabe der Azubis und muss täglich erledigt werden, damit zum Beispiel Rechnugen püntklich beim Kunden ankommen.

14:45 Uhr: Goodiebags versenden

Im Bereich Handwerkzeuge sind wir auch stark auf Social Media mit unserem Account @haldertools vertreten. Auf Instagram, TikTok, Facebook und YouTube haben wir einige Markenbotschafter, die unsere Produkte testen und bei Ihren Projekten und Arbeiten einsetzen. Diese erhalten dafür natürlich regelmäßig Muster unserer Neuheiten oder Werbematerialien von uns. Unser Marketing gibt uns hierfür die Information, an welchen Markenbotschafter / Influencer wir welche Ware senden sollen. Dann richten wir die gewünschten Produkte / Goodies her und versenden diese an die Influencer. Immer wieder gibt es aber auch Gewinnspiele. Nachdem der Gewinner ausgelost ist, wird die Ware von uns vorbereitet und an ihn versendet.

15:30 Uhr: Feierabend

Pünktlich um 15:30 Uhr geht es für mich in den Feierabend.

Auf unserem Instagram-Account @halderhelden könnt Ihr euch in unserem Reel den kompletten Tagesablauf ansehen.