Eine oft unterschätzte, aber sehr wichtige Abteilung ist unsere Zentrale. Die Zentrale ist die Verbindung zwischen Unternehmen und Kunden. Beim Betreten der Firma bzw. des Verwaltungsgebäudes sehen unsere Besucher als erstes unseren Empfangsbereich mit unserer Empfangsdame – demnach repräsentiert Sie als erstes das Unternehmen und ist verantwortlich für einen guten ersten Eindruck bei Besuchern, neuen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten.

Unsere Zentrale ist normalerweise durch eine unserer Empfangsdamen besetzt. Jeder kaufmännische Azubi darf innerhalb der Sommerferien für 2 Wochen die Urlaubsvertretung machen und so die Zentrale alleine übernehmen. Dieses Jahr macht Vanessa – unsere Industriekauffrau im 1. Lehrjahr – die Urlaubsvertretung und berichtet euch, welche Aufgaben denn überhaupt so anfallen.

Bereits im Laufe des ersten Lehrjahres lernen wir die Aufgaben der Zentrale kennen, indem wir dort einige Wochen gemeinsam mit unserer Empfangsdame verbringen, ihr über die Schulter schauen und sie bei verschiedenen Tätigkeiten unterstützen. Die Arbeit an der Zentrale ist sehr vielfältig und abwechslungsreich. Die wohl wichtigste Aufgabe ist der freundliche Empfang von Besuchern, Bewerbern oder wichtigen Gesprächspartnern – wir freuen uns jederzeit über Besucher und heißen diese recht herzlich Willkommen. Der erste Eindruck zählt!

Bevor jedoch ein Besucher kommt, wird zuerst noch einiges vorbereitet: So bekommen wir von unseren Kollegen immer sogenannte Besucheranmeldungen. Anhand dieser erstellen wir den Besucherausweis und sehen auch, ob für den Besucher ein Vesper gewünscht ist. Auch für unsere Mitarbeiter übernehmen wir jeden Morgen die alltägliche Vesperbestellung bei unserer Hausmetzgerei Graf. Mitarbeiter können sich bis zu einer bestimmten Uhrzeit in Vesperlisten eintragen, welche wir dann einsammeln und der Metzgerei zukommen lassen

Die Verwaltung der Telefonzentrale gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Empfangs. Hier nehmen wir alle Anrufe entgegen und leiten diesen an den entsprechenden Kollegen weiter, sodass der Anrufer möglichst schnell an die für ihn zuständige Person weitergeleitet wird. Es ist daher enorm wichtig, dass wir die einzelnen Abteilungen und deren Aufgaben kennen, aber auch, dass wir die zuständigen Kolleg*innen richtig zuordnen können. Wichtig hierbei ist es, den Überblick nicht zu verlieren: Welcher Kollege ist derzeit erreichbar, wer ist der richtige Ansprechpartner und wer ist bei Krankheit oder Urlaub der Vertreter? Diese beiden Aufgaben sind gerade zu Beginn der Ausbildung mit sehr viel Respekt verbunden, da man selbstverständlich keinem Besucher eine falsche Auskunft oder Anrufer falsch verbinden möchte.

Die allgemeine Firmen-E-Mail Adresse info@halder.de wird vom Empfang verwaltet und die eingehenden E-Mails an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die tägliche Ausgangspost wird ohnehin von uns Azubis bearbeitet, die Verteilung der Eingangspost erledigt aber die Zentrale. Als Vertretung bin ich jedoch aktuell für beides zuständig.

Die zwei Wochen alleine an der Zentrale sind unglaublich spannend und lehrreich, vor allem, weil man als Azubi alleine Verantwortung übernimmt und selbstständig arbeiten darf und kann. Man lernt nochmal ganz andere Arbeitsabläufe kennen und auch die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen wird hier deutlich.

Na, habt ihr gewusst, dass es so umfangreich & verantwortungsvoll ist?